La soluzione: numeri fax virtuali con ricezione via e-mail

Con un servizio di fax virtuale, ogni ufficio può disporre di un numero geografico o nazionale dedicato, ad esempio: 0175xxxxxx o 800xxxxxx. I fax inviati a questo numero non vengono più stampati fisicamente, ma convertiti in formato PDF e recapitati automaticamente via e-mail alla casella assegnata.

✅ Nessuna carta da gestire
✅ Nessun toner da sostituire
✅ Nessuna linea analogica da mantenere

Il funzionamento è semplice:

• Si attiva un numero fax virtuale tramite un provider (es. Faxator, eFax, Messagenet, Aruba Fax, ecc.)
• Si associa a una o più caselle email
• Tutti i fax ricevuti vengono consegnati in formato digitale (tipicamente PDF)
• I documenti sono consultabili, archiviabili o inoltrabili in pochi clic

Integrazione con l’intranet aziendale

Una volta ricevuto il fax via email, l’operatore può salvarlo direttamente all’interno dell’area documentale dell’intranet aziendale (es. realizzata con Joomla 5), rendendolo:

• Accessibile a tutto il personale autorizzato
• Classificabile per reparto o commessa
• Gestibile come qualsiasi altro documento elettronico (conservazione, firma, inoltro, stampa selettiva)

Non sarà più necessario scansionare i fax per digitalizzarli: il documento nasce già digitale, con un enorme risparmio di tempo e risorse.

Invio fax digitali

Per quanto riguarda l'invio, è possibile:

• Inviare direttamente da interfaccia web del provider
• Usare il servizio di invio fax via e-mail (es. inviando a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.)
• Automatizzare la spedizione tramite stampanti multifunzione o strumenti integrati nell’intranet

Nel caso si debbano inviare documenti non digitali (es. ricevuti su carta), si può ancora utilizzare un fax tradizionale, ma limitandone drasticamente l’uso.

Costi e vantaggi

La maggior parte dei provider offre piani a partire da circa 10€/mese, con:

• Numero dedicato
• Ricezione inclusa di 500 pagine/mese
• Costo extra di 0,05€/pagina oltre soglia
• Nessun canone telefonico aggiuntivo

💡 In media, una piccola-media azienda può azzerare i costi delle linee dedicate al fax e ridurre del 70-80% quelli relativi alla gestione dei materiali di consumo.

Conclusione

Digitalizzare la gestione dei fax non è solo una questione di modernità, ma una scelta strategica per aumentare l’efficienza operativa, migliorare la tracciabilità dei documenti e ridurre drasticamente i costi. Un numero fax virtuale, integrato con la posta elettronica e l’intranet aziendale, rappresenta oggi la soluzione più semplice, economica e professionale per dire addio al fax tradizionale.